Overheid
Van beleid naar uitvoering: Programmamanagement
Op dit moment spelen zich grote veranderingen af binnen de overheid. Een voorbeeld hiervan is het verleggen van verantwoordelijkheden van centraal naar decentraal niveau. Dit brengt wijzigingen met zich mee in de overheidsorganisaties zelf. Van de inrichting van gemeenschappelijke servicecentra bij de centrale overheid tot reorganisatie van de provinciale organisaties. Daarnaast zijn ook gemeenten druk in de weer om hun interne organisatie meer en meer in staat te stellen om op maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen in te spelen.
Vaak hebben de bestuurders gezamenlijk een strategische visie en meerjarenplan vastgesteld, waarbij ook externe partijen nadrukkelijker betrokken worden. Belangrijk is deze partijen ook bij de uitvoering zo veel als mogelijk te informeren en te betrekken. Dit betekent dat organisatieverandering gericht zal zijn op zowel structuur als de werkwijze - van procesgericht naar meer resultaatgericht – van overheidsorganisaties. Ontkokering, vergroting flexibiliteit, maar ook integraal management, projectmatig en programmatisch werken zijn nieuwe werkvormen.
Met name het programmatisch werken, mits op een juiste wijze ingericht en toegepast, kan helpen de veranderingen in overheidsorganisaties op efficiënte wijze in te vullen. Door medewerkers in overheidsdienst naast hun normale werkzaamheden ook in andere samenstellingen rollen te laten vervullen, waarbij men in aanraking komt met betrokken partijen van buiten de eigen overheidsorganisatie.
Het gaat dan met name om:
- Partijen die bij de uitwerking van de visie betrokken zijn geweest en dus ook hoge verwachtingen hebben t.a.v. de realisatie;
- de geldverstrekker, bijvoorbeeld de landelijke overheid, die een juiste rapportage wil ontvangen over de besteding van de gelden en de resultaten die daarmee zijn bereikt;
- de organisatie zelf, die geïnformeerd wil worden over de resultaten en deze wil inzetten ter ondersteuning van de verandering die men aan het realiseren is;
- de burgers en maatschappelijk instellingen die baat hebben bij de resultaten die worden bereikt.
Programma’s kunnen worden ingericht aan de hand van de visie van de betreffende overheid. Op basis daarvan is het mogelijk een aantal programma’s te definiëren, waarin de visie wordt vertaald in concrete stappen die moeten leiden tot de benoemde concrete doelen. Het is daarbij van belang dat zoveel mogelijk alle partijen -dus ook externe dienstenleveranciers- te betrekken die bij de uitvoering een rol spelen. Onder de noemer van co-creatie hebben wij bij Tracktion daar zeer goede ervaringen mee. De doelen kunnen dan via concrete projecten binnen die programma’s daadwerkelijk worden gerealiseerd. Betrokkenheid en het nemen van verantwoordelijkheid binnen deze aanpak van het bestuurlijk apparaat blijkt door het leveren of aanwijzen van een programma-eigenaar en dat van het ambtelijk apparaat door het leveren van een programmamanager.
De programma organisatie met de programma eigenaar en programma manager moet ervoor zorgen dat alle stakeholders maximaal betrokken zijn bij de uitvoering van het programma of de programma’s.
Tracktion heeft voor de inrichting van programma organisaties en uitvoering van programma’s een eigen methodiek ontwikkeld op basis van MSP, Managing Succesful Programmes. MSP is een door de Office of Government Commerce van de Britse Overheid gehanteerde methodiek voor het realiseren van bedrijfstrategieën en -doelstellingen .
In de Tracktion aanpak besteden wij naast de ‘harde’ kant van de verandering, zoals de processen, procedures en structuren evenzoveel aandacht aan de menskant van de verandering. Daarbij zorgen wij ervoor dat de besturingsorganisatie van het programma ook tot taak heeft een optimale balans te realiseren tussen de bestaande taken van de organisatie en de nieuwe. De leden in de besturingsorganisatie krijgen, naast hun verantwoordelijkheid voor de dagelijkse operatie, expliciete verantwoordelijkheid voor een of meerdere projecten.
Graag informeren wij u uitgebreid over de toepassing van programma management binnen uw organisatie. Neem daarvoor contact op met ons kantoor of direct via e-mail info@tracktion.nl
