Regie
Wat is regie?
Regie voeren of regisseren betekent leiden, sturen of managen. Iedere manager heeft dus regietaken. Als regietaken gericht zijn op de staande business dan is er sprake van lijnmanagement. Programmamanagers en projectmanagers worden ingezet bij grote veranderingsprogramma’s en projecten.
Maar niet alleen managers zijn regisseurs, ook vanuit een specifieke vakgebied kan iemand regie voeren. Een voorbeeld hiervan is de informatiearchitect. Vanuit deze functie worden tijdens de definitiefase van een programma de randvoorwaarden aangegeven waarbinnen de architectuur ontwikkeld dient te worden. Deze kaderzetting is een duidelijke vorm van regie. In de volgende fase zal de informatiearchitect ook sturend zijn (regie voeren) bij de invulling van de architectuur.
Soortgelijke regierollen zijn er ook voor bijvoorbeeld requirement engineers, testmanagers en servicemanagers; ieder geeft vanuit zijn eigen vakgebied sturing aan (delen van) de ontwikkeling van een programma of project.
Belang van regie
Het strak managen of regisseren van de ongoing business én de verandering zijn van cruciaal belang voor het succes en zelfs de continuïteit van de onderneming. Regie is dan ook absoluut core business. Dat betekent dat de organisatie regie in eigen handen wil houden. Daar waar sprake is van uitbesteding of zelfs outsourcing zullen de regiefuncties niet snel mee worden uitbesteed of mee worden gesourced. Deze functies zullen juist in de organisatie blijven om vanuit de eigen organisatie grip te houden op de ontwikkelingen. Om deze reden wordt er veelal een scherpe scheiding gemaakt tussen uitvoeringsactiviteiten en regie.
Soms heeft de organisatie niet voldoende eigen capaciteit of kwaliteit in huis om regievoering geheel zelf uit te voeren. In dat geval kunnen regiefuncties ook ingehuurd worden. Maar dan moeten de professionele regisseurs wel uitsluitend ‘namens de opdrachtgever’ werken en dus volledig onafhankelijk van de uitvoering staan. Met het professioneel inrichten van de regiefuncties ontstaat er een strakke sturing op het programma of project, zowel ‘overall’ met programma- en projectmanagers, als op de diverse vakgebieden met behulp van de architecten, requirement engineers, testmanagers en servicemanagers. Tracktion is gespecialiseerd in regievoering en ondersteunt u graag.
Regie in het ontwikkelproces
Het ontwikkelproces kan onderverdeeld worden in een aantal fasen, zoals demandmanagement, ontwerp, realisatie, test en integratie. Demandmanagement omvat de planfase en de definitiefase. Hier wordt vanaf het strategisch plan gedefinieerd ‘wat’ er moet gaan gebeuren. Met andere woorden hier wordt de ‘vraag’ gedefinieerd. In de vervolgstappen jaarplanning en requirements engineering wordt verdere detaillering in de ‘wat’ vraag aangebracht.
Uiteindelijk zijn randvoorwaarden en richting voldoende helder. Nu kan begonnen worden met het ontwerp. Als de plan- en definitiefase inderdaad voldoende degelijk zijn uitgevoerd kan de ontwerpfase eventueel uitbesteed worden. In dat geval zal de organisatie de regie in eigen hand houden om te kunnen blijven sturen in het ontwerp.
Zoals reeds eerder aangegeven, het gaat niet alleen om het inzetten van een goede programma- of projectmanager, maar het gaat ook om het sturen op de diverse vakgebieden (zoals architectuur, requirement management, projecten portfoliomanagement, testmanagement, servicemanagement).
Aan het einde van de logisch ontwerpfase is de vraag tot in detail gespecificeerd. Nu komt de ‘hoe’ fase; hoe kan de vraag worden gerealiseerd. Het antwoord op deze hoe vraag wordt gegeven in het technisch ontwerp. Hiermee start de ‘aanbod’ periode.
Vervolgens komt de realisatiefase (het ‘doen’). Ook deze fase kan eventueel goed op afstand worden uitgevoerd. In figuur 1 is te zien dat vanuit de verschillende vakdisciplines zoals requirement management, testmanagement, programmamanagement en servicemanagement continu wordt geregisseerd.
Ook de volgende fasen: de uitvoering van integratie en testen en de uitvoering van exploitatie en beheer kunnen uitbesteed worden, zolang de coördinatie (regie) maar vanuit de eigen organisatie plaatsvindt.
Besturing
Zowel business management als professionele regiefuncties spelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau een belangrijke rol in het ontwikkelen, begeleiden en sturen van activiteiten.
De overall besturing van de ontwikkeling verloopt getrapt. Bij de planvorming zal de RvB kaderzettend zijn. Vervolgens zal er een besluitvormingsorgaan voor programma’s en projecten in actie komen met als deelnemers bijvoorbeeld de COO of CFO, CIO en business directeuren. Zie Figuur 2. Tijdens de definitie- en uitvoeringsfasen wordt gestuurd door stuurgroepen, met daarin business management, ICT management en programma- en projectmanagement. Waar nodig wordt er tussen de diverse beslisorganen teruggekoppeld. Bijvoorbeeld stuurgroepen leggen tactische issues voor aan het programma- en projectenbesluitvormingsorgaan.
Cyclus
Het hele ontwikkelingtraject is in feite een cyclus van planvorming, definitie en uitvoering. In de planvormingfase wordt het strategisch plan opgesteld. Daarvan afgeleid worden vervolgens jaarplannen gemaakt. Het jaarplan bevat issues op hoog abstractieniveau. Als afgeleide van het jaarplan wordt een programma- en projecten portfolio opgesteld. Deze reeks van activiteiten is onderdeel van de jaarlijkse plancyclus.
Vanuit het jaarplan worden in de definitiefase programma’s en projecten gedefinieerd en gespecificeerd tot op blauwdruk niveau. Het goed uitvoeren van deze fase (het scherp definiëren van de vraag) schept veel helderheid en draagt daarmee sterk bij aan het verhogen van de slaagkans van de (jaar)plannen.
In de uitvoeringsfase worden programma’s en projecten uitgevoerd. Stappen zijn: ontwerp, realisatie, test en implementatie. Eenmaal operationeel worden beheertaken uitgevoerd. Denk hierbij aan incidentmanagement, changemanagement (met impactanalyses), service(level)management etc. (ITIL processen)
Wisselende rollen
De diverse regisseurs hebben per ontwikkelingsfase andere taken. Zo zal een servicemanager tijdens de definitiefase de randvoorwaarden of KPI’s aangeven. Tijdens de uitvoeringsfase wordt inhoud gegeven aan de SLA en wordt toezicht gehouden op de naleving van de ontwikkelingsovereenkomst. In de beheerfase wordt toezicht gehouden op het nakomen van de SLA.
Een testmanager zal al in de ontwerpfase al beginnen met het definiëren van de van de diverse testsets. Tijdens de realisatie regisseert de testmanagers de tests. Hij stuurt hierbij activiteiten van leveranciers, ontwikkelteams en gebruikers. In de exploitatiefase zal de testmanager betrokken zijn bij vaststellen van de impact van changes op de testplannen en het testen van nieuwe releases.
Samenvattend
Een strakke sturing (regie) van ongoing business én veranderingprogramma’s is van belang voor het succes van de onderneming. Regie is daarom iets dat de organisatie niet mee uitbesteed of mee outsourced, maar zelf doet.
Niet alleen lijn- programma- of projectmanagers zijn regisseurs. Ook vanuit een beperkt aantal vakgebieden wordt op deelgebieden geregisseerd.
Het goed inrichten van deze regiefuncties zorgt voor een strakke sturing op programma’s en projecten en is daarmee een belangrijke succesfactor.
Als een organisatie de regiefuncties zelf onvoldoende kan invullen (kwantitatief of kwalitatief), dan kunnen deze functies ook extern betrokken worden. Onafhankelijkheid van de regiefuncties is gewenst, daarom wordt veelal een strikte scheiding aangehouden tussen regie en uitvoeringsactiviteiten.
